重要なメールほどすぐに送ってはいけないワケ

以前、転職を成功に導くためには「文章力」が大切だと記事にしました。

転職を成功に導くために実は必要な「文章力」とは?

2017.04.20

メールでのコミュニケーションが多くなっている現代において、タッチタイピングやメールの振り分けといったメールにかかる時間の効率化について語られることは多いのですが、実はメールの「文章力」についてそんなに注目されていないなと思って、記事にしてみます。

安易にメールを送ったら、とんでもないことになった

そもそも作文なんて、小学生以来習っていない方が圧倒的に多いと思います。また、社会人になってからも文章力を磨こうなんて1ミリも思わないので、全く勉強しないままメール送信を送っている方が多いです。

メールでは表情が伝えられないし、音声の強弱、抑揚をつけることが出来ない分、コミュニケーションにはより慎重さが求められるのですが、おそらくそういった意識もなくメール返信しているのではないでしょうか?

わたしは部下に対して、何気ない「励まし」をしたつもりが、翌朝恐ろしい量のメール返信が返ってきました。何スクロールしても、文章は続いていて気持ち悪いくらいだったのですが、後にこの部下が「うつ」だったことが分かり、ムダに励ましてしまったことが、本人にとっては「励まし=自分は仕事ができていない」という解釈につながったのです。

メールでのコミュニケーションを見直す、大きなきっかけになりました。

重要なメールほど、すぐ送信してはいけない

今さら「文章力」を磨くなんて面倒くさいと思う方は、とりあえずメールを即送信せずに、重要なメールほど一晩寝かすということをやってみるといいと思います。翌朝に見る自分の文章は、とても感情的で、相手にダメージを与えるような文章を書いていることがよくあります。

また主語が抜けていることがよくあって、自分では分かっているつもりでも、相手には伝わっていないということが本当に多いです。

翌朝というのは、簡単にいうともうひとりの自分が文章を校閲しているようなものです。足りない主語や、意味不明な文章、そもそもの間違いを自分自身が修正してくれます。

毎日、鬼のようにたまる受信トレイに疲弊している管理職の方も多いと思います。あのプレッシャーから解放されたいと、来たメールを即返信しまくる上司は結構いるのではないでしょうか?自分では仕事が終わったと満足しているかもしれませんが、「文章力」がひどいとその上司自身の評価がだだ下がりです。

よほど文章力に自信がある人なら、メール一本のコミュニケーションで問題ないと思いますが、あまり自信がない人はここぞという時だけ「口頭」で伝えたりするといいと思います。

わたしは何スクロールしても終わらないメールをみて、本当にゾッとしました。あれ以来、メールと口頭の使い分けを意識して仕事をするようになりました。


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ABOUTこの記事をかいた人

35歳転職限界説を突破して2回内定をGet、5つの会社を渡り歩いたジョブホッパー。人生トータルでは日系・外資系企業合わせて8回内定。ムダに転職活動経験が豊富で、転職エージェントを11社利用する。マネージャーとして面接官の経験もあるため、採用する側の論理も理解している。転職完全ガイド(晋遊舎)という本に、わたしの転職ノウハウが掲載される。